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Si estás empezando a tomar en serio el deseo de aprender a usar mejor los computadores y se siente abrumado con la cantidad de información sobre nuevas tecnologías, recuerde que aprender a usar programas de computador básicos, es lo mismo que aprender cualquier habilidad nueva.
Sin embargo, el beneficio de aprender a usar programas de computador básicos, es que podrá hacer más cosas en la mitad del tiempo.
Además, entre más habilidades informáticas tenga, más fácil le será ser contratado y promovido para un trabajo.
Incluso, puede tener algunas de las habilidades que se necesitan para mejorar su empleo, sin siquiera darse cuenta de que es competente al menos en lo básico.
Tipos de habilidades básicas de software
Algunos de estos programas de computador básicos son potentes, pero normalmente solo necesitará saber cómo realizar algunas funciones clave en cada uno.
Las tareas de software más complejas, las realizan los programadores o los expertos en software.
Si descubres que entiendes fácilmente lo básico, convertirte en experto en algunos de estos programas de software, puede aumentar significativamente tu potencial de ingresos.
Los siguientes son los programas de computador básicos que debe conocer:
Software de Productividad
El software de productividad lo ayuda a administrar tres cosas:
- manejo de documentos digitales,
- presentación de información y
- administración de calendarios digitales.
El uso de estos programas reducirá significativamente el volumen de papel que vuela por la oficina.
Además, podrá compartir instantáneamente documentos, información y calendarios a través de estos programas ahorrando a todos, tiempo y gastos de envío.
Casi todos los que trabajan en una oficina, normalmente usan software de productividad.
El paquete más básico de programas de software de productividad es: Microsoft Office.
Como es el software de productividad más común y conocido, lo utilizaremos como punto de referencia principal en esta sección.
Documentos y archivos digitales
Microsoft Word es el programa principal que probablemente utilizará al «crear un documento».
Es un procesador de textos y se puede usar para cualquier cosa, desde escribir cartas, hasta diseñar volantes y más.
Estos documentos se pueden guardar en su computador o en un sistema de intercambio de archivos como Dropbox.
El procesamiento de texto adicional y almacenamiento de documentos o archivos digitales pueden ocurrir simultáneamente en programas «en la nube», como Google Docs.
Los programas de software que utilizan la nube, almacenan archivos digitales a través de Internet, en lugar de hacerlo en el disco duro de su computador.
Si la empresa para la que trabaja (o espera trabajar) requiere firmas de los clientes, es probable que estén utilizando programas de firma digital, que permiten firmar documentos importantes a través de su computador o dispositivo móvil.
Programas como DocuSign y PandaDoc permiten enviar contratos o documentos legalmente vinculantes, y después de que se recopilan las firmas, estos programas lo ayudan a realizar un seguimiento de estos documentos para su posterior revisión.
En resumen, estos son los programas de software de archivos o documentos digitales más populares con los que debe familiarizarse:
- Word
- Dropbox
- Google Docs
- DocuSign
- PandaDoc
Software de Presentación
A menudo, un supervisor le entregará (o enviará por correo electrónico), cierta información y le pedirá que la convierta a un formato presentable.
A veces, esto puede requerir que organice la información en un documento de Word o que haga algo un poco más artístico en PowerPoint.
Las presentaciones de PowerPoint le permiten crear diapositivas estéticamente agradables, para que usted o su supervisor puedan ofrecer una presentación a sus superiores o clientes.
Si bien PowerPoint es el programa de software de presentación dominante, el software Keynote de Apple también es bastante popular para aquellos lugares de trabajo que prefieren usar computadores Macintosh «Mac».
Usar las características clave de este programa es muy similar a usar PowerPoint.
Por lo general, viene completo con esquemas de color y plantillas para elegir, de modo que todo lo que necesita hacer es soltar contenido en cada diapositiva.
En resumen, aquí están algunos de los programas de presentación más populares:
- PowerPoint
- Prezi
- Canva
- Video Scribe
- Keynote
Correo electrónico y Calendarios digitales
El software de correo electrónico y calendario de Microsoft Office se conoce como Outlook.
Su cuenta de correo electrónico y calendario digital se pueden sincronizar entre sí.
También tiene la capacidad de compartir eventos o calendarios completos con colegas.
A menudo, los asistentes de oficina tienen acceso al calendario digital de su jefe, para administrarlo en su nombre.
Al usar el software de un proveedor de correo electrónico, hay una serie de técnicas que puede emplear para organizar su bandeja de entrada (el lugar donde llegan todos los correos electrónicos).
Puede crear carpetas (tal como lo hace en el escritorio de su computador) y ordenar manualmente todos los correos electrónicos en su bandeja de entrada.
O bien, puede crear reglas dentro del software de correo electrónico para que ciertos correos electrónicos relacionados con tareas específicas o de personas específicas se descarguen automáticamente en la carpeta correspondiente.
Outlook y otros programas de correo electrónico o calendario, le permiten cambiar de un correo electrónico a otro en su calendario, o verlos en la misma ventana o pantalla.
Otra alternativa popular a Outlook es GMail y Google Calendar de la Google Suite o G Suite.
El programa de calendario y correo electrónico de Google se ejecuta en la nube, al igual que Dropbox y Google Docs.
Además, cada vez más servicios de software crean suplementos para su software de correo electrónico o calendario al proporcionarle a usted y a sus clientes o colegas, un enlace para programar citas con usted cuando lo necesiten.
Configura tu calendario con tu disponibilidad, y el software de programación mantiene tu disponibilidad actualizada automáticamente, a medida que aparecen nuevas citas en el calendario.
Los programas de auto-programación más populares son Calendly y SimplyBook.me.
En una lista simple, aquí están los programas de software de correo electrónico o calendario más populares para familiarizarse:
- Outlook
- Google Calendar y GMail
- Calendly
- SimplyBook.me
Medios de Comunicación Social
Otro conjunto de habilidades de software con las que debe familiarizarse, son los perfiles de Redes Sociales.
La mejor manera de aprender estos programas, es probarlos.
Cree un perfil, publique ocasionalmente, conéctese con amigos y familiares, y más.
Muchos trabajos requieren que tenga una comprensión básica de cómo funcionan las Redes Sociales, para que pueda administrar el perfil de una empresa para su empleador o cliente.
Aquí hay una lista de las plataformas de Redes Sociales más populares con enlaces para conocer en detalle, de qué trata cada una:
Entrada de Datos
Uno de los mejores usos de los computadores es organizar, ordenar y calcular datos.
Si trabaja para una empresa que rastrea datos, es probable que deba registrar o transcribir datos del papel al computador, o de un programa de computador a otro.
El software de entrada de datos más común es Excel.
Después de ingresar datos en los puntos apropiados (conocidos como celdas), es posible que también desee aprender a ordenar y filtrar datos.
Para una gestión de datos más profunda, los empleadores a menudo incorporan el programa Access.
Access es útil para hacer referencias cruzadas, de una serie de conjuntos de datos y consultas de registro.
Otra forma común de entrada de datos se aplica a la contabilidad.
Es posible que se le solicite que simplemente copie los números de los recibos y las facturas y los ingrese en un programa de contabilidad como QuickBooks o Xero y también, debe tener un software antivirus para proteger sus datos.
Estos son los programas de software de entrada de datos más populares para entrada y seguridad de los datos:
- Excel
- Access
- QuickBooks
- Xero
- Antivirus: Kaspersky, Norton, ESET, McAfee, AVG o Avast.
Codificación de programas para Computador
Es mejor no intentar aprender los conceptos básicos de codificación o programación de computadores, hasta que se sienta cómodo usando computadores y programas de computador básicos.
Sin embargo, si descubre que está aprendiendo a usar el software rápidamente y lo está disfrutando, debería considerar seriamente tomar algunas clases de programación.
Tener una comprensión básica de la codificación, puede desarrollar aún más su comprensión de los computadores en general.
Además, puede convertirse en un experto en codificación informática, para iniciar una de las carreras más lucrativas y de alta demanda, como lo es la programación informática y el desarrollo de sitios web.
Aquí hay un resumen de los lenguajes de programación de computadores más populares:
- HTML
- CSS
- PHP
- JavaScript
- WordPress
Aprendiendo nuevas Habilidades
Afortunadamente, ahora ha seleccionado algunos programas de computador básicos para enfocarse y aprender para su trabajo o para su currículum.
Afortunadamente, hay una gran cantidad de tutoriales gratuitos y de calidad, para aprovechar y mejorar sus perspectivas de empleabilidad.
Estas son solo algunas de las formas sencillas en las que puede mejorar sus habilidades informáticas.
A medida que aprenda nuevas habilidades, no se preocupe si se siente abrumado al principio: esto le sucede a todos.
Simplemente estudie y, antes de que se dé cuenta, se sentirá cómodo trabajando con muchos de estos programas y estará totalmente equipado para asumir cualquier trabajo que requiera de tales habilidades.
Por Alison Doyle
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